Behandling af oplysninger

Der er 2 forskellige typer af oplysninger; de almindelige personoplysninger og følsomme personoplysninger. Reglerne er forskellige alt efter, hvilken type af oplysninger der er tale om. Læs mere nedenfor.

Almindelige oplysninger
Du må som arbejdsgiver indsamle, behandle og opbevare navn, adresse, bankoplysninger, løn- og skatteoplysninger, pensionsoplysninger, kontaktoplysninger, ansættelseskontrakt, ferieafholdelse, arbejdstidsregistreringer og fravær f.eks. barns sygedage mv. Det skyldes at du som arbejdsgiver har brug for personoplysningerne til at administrere det løbende ansættelsesforhold, herunder udbetale løn, indberette oplysninger til SKAT, indbetale pension og fx holde et korrekt regnskab over fravær og ferie.

Du må også indsamle og behandle oplysninger fra it-systemer, fordi du som arbejdsgiver fx. har en legitim interesse i at sikre, at regler om brug af internet bliver overholdt, og at der er tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger i forhold til informationssikkerhed mv.

Du må også opbevare klager, referater, advarsler, afskedigelser/bortvisninger (uden personfølsom årsag) på din medarbejder. Det er dog vigtigt, at du kigger dine personalemapper igennem og sørger for, at der kun ligger de nødvendige oplysninger til at administrere ansættelsesforholdet. Det betyder bl.a., at personoplysninger der er unødvendige, forældede eller ukorrekte, skal  slettes eller smides ud på en sikker måde, f.eks. ved makulering. Læs om hvornår du skal slette personoplysninger.

Du må som udgangspunkt opbevare informationer på dine medarbejdere i op til 5-10 år efter, at de er fratrådt, medmindre længere opbevaring er nødvendig for at varetage f.eks. tvister med en medarbejder (se detaljer i slettevejledningen ovenfor).

Husk at du kun må indsamle, behandle og opbevare de personoplysninger, der er nødvendige i ansættelsesforholdet. Derfor er det en god ide´ at gennemgå oplysninger om dine medarbejdere med mellemrum og slette de oplysninger, der ikke er nødvendige.

Følsomme oplysninger
Følsomme oplysninger er oplysninger om helbredsforhold fx årsag til sygdom, fagforeningsmedlemsskab og alkohol/stoftester.

I løbet af et ansættelsesforhold kan det blive nødvendigt at indhente, behandle og opbevare følsomme oplysninger om dine ansatte.  Hvis du vil gøre brug af følsomme oplysninger, kræver det et samtykke fra din medarbejder. Se afsnittet om samtykke nedenfor.

Hvis din medarbejder af egen drift eksempelvis fremsender hele sin lægejournal for at dokumentere sygdom i forbindelse med et kort sygdomsforløb, skal du slette den, da den ikke er nødvendig for at registrere et almindeligt antal sygedage. Du må heller ikke bruge oplysningerne til formål, som er uforenelige med dem de blev indsamlet til.

Særligt om jobansøgere
Udover ovenstående skal du være opmærksom på, hvordan reglerne fortolkes i forbindelse med jobansøgere.

Som led i rekrutteringsprocessen, indsamler du som potentiel arbejdsgiver almindelige personoplysninger, fordi du har en legitim interesse i at gennemgå og vurdere potentielle kandidater til stillingen. Det kan f.eks. være navn, kontaktoplysninger, adresse, uddannelse, CV og jobansøgning samt referencer mv.

Husk at du kun må indsamle (og modtage), behandle og opbevare de personoplysninger, som er nødvendige for at vurdere jobansøgerens kvalifikationer og kandidatur til den pågældende stilling. Ofte vil det ikke være nødvendigt at behandle følsomme personoplysninger som led i rekrutteringsprocessen, såsom helbredsoplysninger og fagforeningsmedlemsskab.

Hvis du ønsker at indsamle referencer fra tidligere arbejdsgivere el.lign., skal du have jobansøgerens samtykke hertil, inden du kontakter disse.  Det er også påkrævet at indhente samtykke til at foretage en personlighedstest.

Du skal slette jobansøgernes personoplysninger, kort tid efter (ca. 3-6 måneder) at du har fundet den rette kandidat til stillingen, eller det står klart, at de pågældende jobansøgere ikke er kommet i betragtning. Læs om hvornår du skal slette personoplysninger.

Hvis du ønsker at gemme en jobansøgning derefter, skal du først indhente samtykke dertil. Det er vigtigt, at du informerer om, at samtykket er frivilligt, og at det kan tilbagekaldes af medarbejderen. PLA har lavet en samtykkeerklæring.