Forretningsorden
- Mødeindkaldelse
- Mødeafholdelse
- Faglig servicering af Styregruppe
- Tildeling af midler
- Den administrative udførelse
- Bogførings- og regnskabsforhold
- Ændringer af forretningsorden
- Uddannelsesfondens opløsning
I. Mødeindkaldelse
§ 1
Styregruppen afholder møder mindst 2 gange om året.
stk. 2.
Ekstraordinære møder kan indkaldes med 14 dages varsel, når formanden eller en af organisationerne ønsker det.
stk.3.
Dagsordenen for Styregruppens møder udarbejdes efter indstilling fra Fagudvalget og godkendes før udsendelse af styregruppens formand, jf. III. Styregruppens sekretariat forestår udsendelse – evt. pr. e-mail - af dagsordenen samt det til brug for medlemmernes behandling af de enkelte emner nødvendige materiale, senest 7 dage før et møde.
stk. 4.
Varslet kan dog afkortes af formanden, når særlige forhold gør det nødvendigt.
stk. 5.
Emner, der ikke er angivet i dagsordenen, kan behandles, såfremt der er enighed herom.
II. Mødeafholdelse
§ 2
Styregruppen tiltrædes under mødet af Uddannelsesfondens sekretariat og eventuelt af medlemmerne af fagudvalget, III.
stk. 2.
Formanden leder møderne. I dennes fravær ledes møderne af næstformanden.
stk. 3.
Styregruppen er beslutningsdygtig når halvdelen af hver gruppe, herunder enten formand eller næstformand er til stede.
Det skal tilstræbes, at Styregruppen træffer beslutninger i enighed. Afgørelser træffes ved almindeligt flertal. Hvis en fra Styregruppen er fraværende, kan vedkommende stemme ved fuldmægtig. I tilfælde af stemmelighed bortfalder et forslag.
Styregruppen tager inden regnskabsårets udløb stilling til budgettet for det kommende år. Styregruppen tager stilling til budgettets fordeling af midler til administration og udviklingsaktiviteter m.v.
stk. 4.
Styregruppen godkender senest 1. juni efter regnskabsårets udløb årsregnskabet.
III. Faglig servicering af Styregruppe
§ 3
Den faglige servicering af Styregruppen varetages af fagudvalget.
stk. 2.
Fagudvalget nedsættes med én person udpeget af PLA, én person udpeget af HK/Service og én person udpeget af DSR/dbio. Herudover kan der ad hoc tilknyttes fagudvalget sagkyndig bistand i henhold til det vedtagne budget.
stk. 3.
Fagudvalgets opgaver omfatter:
1. udarbejdelse af beslutningsoplæg til Styregruppen – herunder indstillinger af ansøgninger til støtte
2. udarbejdelse af handlingsplan-forslag
3. indgåelse af kontrakt med udviklere, leverandører m.fl.
4. delvis medvirken til udarbejdelse af skriftlige informationsmaterialer – f.eks. i forhold til uddannelsesmuligheder og kompetenceudvikling
i samarbejde med formandskab og sekretariat at forberede dagsorden til styregruppemøder.
IV. Tildeling af midler
§ 4
Ansøgninger om tildeling af Uddannelsesfondens midler indsendes til sekretariatet, som hurtigst muligt forelægger dem for Styregruppen, enten på et ordinært Styregruppemøde eller pr. e-mail. Sekretariatet orienterer ansøger om Styregruppens afgørelse.
V. Den administrative udførelse
§ 5
Den daglige administration (Uddannelsesfondens sekretariat) varetages af PLA.
stk. 2.
Uddannelsesfondens sekretariat tilser, at følgende opgaver udføres:
A. Udarbejdelse af udkast til dagsorden og materiale til møderne i Styregruppen
B. Udarbejdelse af referat, hvoraf skal fremgå:
- tid og sted for mødet
- hvem der har deltaget i mødet
- dagsordenen for mødet
- referat af de trufne beslutninger
- tid og sted for kommende udvalgsmøder
Referatet kan udsendes pr. e-mail, så vidt muligt senest 14 dage efter mødets afholdelse, til medlemmernes umiddelbare kommentarer. Endelig godkendelse finder ligeledes sted på e-mail.
C. Udarbejdelse af budgetforslag,
D. Foranlediger regnskabet revideret af den udpegede revisor, samt udsendt til Styregruppens medlemmer.
VI. Bogførings- og regnskabsforhold
§ 6.
Uddannelsesfondens midler skal til stadighed holdes fuldstændig adskilt fra PLA’s midler og anbringes på konti i pengeinstitutter og i værdipapirer. Alle konti skal lyde på Uddannelsesfondens navn.
stk. 2.
Midlerne skal anbringes så der til enhver tid kan frigøres de nødvendige beløb til driften af Uddannelsesfondens virksomhed.
stk. 3.
Der må ikke ske udbetaling af midler uden underskrift af den i PLA’s sekretariat udpegede sekretær.
stk. 4.
Den valgte revision pålægges at udføre revisionen i overensstemmelse med god revisionsskik.
stk. 5.
Sekretæren påser, at bogføringen har et omfang som anses for passende for Uddannelsesfonden, og at regnskabsforholdene er tidssvarende, og opfylder lovgivningens krav.
stk. 6.
Sekretæren har pligt til at give revisionen adgang til at foretage de undersøgelser, som revisionen finder nødvendige, ligesom der skal sørges for, at revisionen får de oplysninger og den bistand, som revisionen anser for nødvendig for udførelsen af hvervet.
stk.7.
Opdager revisionen uregelmæssigheder eller andre forhold af væsentlig betydning, skal revisionen underrette Styregruppens medlemmer.
VII. Ændringer af forretningsordenen
§ 7.
Forretningsordenen kan til enhver tid ved aftale ændres af PLA, HK/Service og DSR/dbio.
VIII. Uddannelsesfondens opløsning
§ 8 Såfremt overenskomstparterne opløser uddannelsesfonden, skal formuen anvendes i overensstemmelse med fondens formål. Styregruppen fortsætter sit virke, indtil midlerne er opbrugt.
København, den
For PLA
_______________________________
For HK
_______________________________
For DSR/dbio
_______________________________